Managementsystem für Fotografen – So behalten Fotografen den Überblick über ihr Business

Vorweg als Erläuterung

Als ich mich als Fotograf selbstständig gemacht habe, da war mir schon bewusst, dass man als selbstständiger Fotograf auch andere Dinge macht, als nur zu fotografieren. Ab und zu ein paar Angebote und Rechnungen für Kunden schreiben, abheften und gelegentlich zum Steuerberater. Also: 5% Organisation, 95 % fotografieren. So weit die Theorie –  Es hat sich aber recht schnell herausgestellt, dass das Verhältnis „Aufwand für Fotografie“ zu „Aufwand für Organisatorisches“ eher umgekehrt ist.

Ein Fotograf hat recht viele ToDos zwischen seinen „eigentlichen“ Foto-Jobs.
Stichworte:
  • Fotografensoftware
  • Verwaltungssystem
  • Kundenmanagement /Kundenverwaltung für Fotografen und Bildbearbeiter
  • Vertragsmanagement / Auftragsmanagement
  • Vorbereitung / Nachbereitung
  • Kundenaquise
  • Schriftverkehr / Kommunikation / Abstimmungen /
  • Verträge, Angebote, Rechnungen
  • Hardware
  • Software
  • Weiterbildung
  • Werbung
  • Bildbearbeitung
  • Equipment
  • Inventar / Inventur / Anlagen
usw.
Der Fotograf muss also viel Hirnschmalz, Zeit und Geld in die Organisation seines Unternehmens stecken, damit er „auf Anfrage“ professionelle Leistungen abliefern kann.

Wenn Du als Profi auftrittst, dann ändern sich im wesentlichen zwei Dinge

 

Erstens:

Dein Kunde bezahlt einen Profi und darf zu Recht von Dir erwarten, dass bei einem professionellen Fotografen auch alles professionell abläuft. Für Dich bedeutet dies: Auf Knopfdruck musst Du Leistung abrufen können… in jeder Phase des Auftrags und in allem was Du tust soll sich Professionalität spiegeln. Und das betrifft nicht nur die relativ kurze Zeit, in der Du fotografierst. Du musst stets den Überblick über alle Informationen behalten, die Dein Business anbelangen.

Zweitens:

Zeit ist Geld. Je mehr unnötige Zeit Du für irgendetwas benötigst, umso geringer ist Dein Stundenlohn. Zum Beispiel macht es keinen Sinn,  die Antwort auf ein und die selbe Frage immer und immer wieder neu zu formulieren. Rechne dies mal auf ein Geschäftsjahr hoch. Oder die Zeit, die Du benötigst, jedes Mal eine Checkliste an Kunden zu versenden. Oder  immer und immer wieder eine Liste zu erstellen, welche unterschiedliche Ausstattung Du mitnehmen musst zu einem Hochzeits-Shooting, Beauty-Shooting, etc etc…

Automatisiere das, was Du automatisieren kannst und Du wirst wesentlich entspannter sein. Dazu kommt, dass eine ein Mal sehr gut ausformulierte Standardantwort fehlerfrei ist und Du so die Gewissheit hast, nichts vergessen zu haben. Auch Dein Kunde merkt es, wenn Du aus Zeitmangel Schreibfehler verbockst oder Dein Schreibstil nicht der Beste ist.

Wer sich das erste Mal selbstständig macht ist oft damit beschäftigt, seine neuen Pflichten kennenzulernen und diesen nachzukommen. Welche Angaben müssen in ein Angebot, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen? Stolz hat man dann irgendwann in Word sein erstes Angebot zusammengebastelt. Puuuhhh, was für ein Aufwand. Aber von jetzt an wird alles besser. Die Wordvorlage liegt auf dem Rechner – bereit, kopiert zu werden. Das allererste Angebot zu schreiben und zu versenden ist ein tolles Gefühl. Dieses Gefühl wird sogar noch übertroffen: Nämlich von der ersten versendeten Rechnung. Alles für den Steuerberater in einen Ordner abheften – läuft! Nach und nach folgen dann weitere Aufgaben wie z.B. das erste Mahnschreiben. Viele neue Aufgaben, die zunächst verstanden und bewältigt werden wollen. Wichtiger als das „wie“ ist am Anfang, dass es überhaupt gelingt…egal wie. Der Erfolg scheint dem Jungunternehmer Recht zu geben! Bereits beim zweiten Angebot ist mit der Vorlage ein satter Zeitgewinn drin. Doch sobald mehr Kundenanfragen und Jobs ins Haus flattern, bekommt das Business plötzlich unerwartet Wurzeln und Äste. Wurzeln und Äste in Form von Daten, Informationen, Dokumenten, Verträgen, Vorlagen, Listen, Equipment, Kontakten, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Garantie-Dokumente, Lizenzen, FAQs, Online-Accounts, usw. Diese Liste könnte ich bis ins unendliche fortsetzen. Mit dem ersten Erfolg und dem „sich weiterentwickeln“ wächst rasend schnell der Verwaltungsaufwand.  Mindestens! unangenehm, wenn man erst dann realisiert, dass man ein geeignetes System zur Verwaltung all dessen benötigt, wenn diese Infos schon längere Zeit unkontrolliert in verschiedene Ablagesysteme geflossen sind und nun die Aufräumarbeiten umfangreich sind. Maximal unangenehm, wenn dadurch ein Image-Schaden entsteht ist, weil Deine fehlende Ordnung Dir den Ruf als unzuverlässig oder unprofessionell beschert hat.

Kommen Dir manche Sachverhalte bekannt vor?….

  • Kontakte verteilt im Smartphone-Adressbuch, im Mailprogramm, auf Visitenkarten, in der Cloud, auf der SIM-Karte, auf handschriftlichen Notizzetteln, in Textdateien
  • der Kunde schreibt heute über den Facebook-Messenger, morgen schreibt er zum selben Thema über Whatsapp und zwischendurch noch eine Sprachnachricht . Zu guter Letzt ruft er an, um noch das eine oder andere mündlich mitzuteilen. Wenn Du nachher eine Detailinfo suchst (wir hatten aber doch vereinbart, dass…)…viel Spaß dabei
  • Der Steuerberater braucht noch die Rechnung vom neuen Porty, wo war diese gleich nochmal?
  • Ich soll ein Angebot für die fotografische Begleitung einen Fachkongress erstellen. Word-Vorlage kopieren und anpassen, kein Problem. Morgen ein Angebot für Fotos in einem Buch. Da müssen Nutzungsrechte mit berechnet werden. Neue Wordvorlage. Dann ein Angebot für Produktfotos. Da muss viel Bildbearbeitung mit eingerechnet werden. Neue Wordvorlage.
  • Meine Kunden bekommen eine Fehlermeldung beim Versuch meine Webseite aufzurufen. Ist das SSL-Zertifikat abgelaufen? Wie hieß die Firma, die das damals installiert hat? Und wo ist nur der zugehörige Vertrag, damit ich vorab meine Rechte checken kann.
  • Kann ich meine Software updaten? Ist die überhaupt updatefähig? Wann und wo habe ich die gekauft? Wo habe ich den Aktivierungskey?
  • Brauche ich für das Shooting ein Konzept? Und wie muss ich das dokumentieren, um bei Bedarf sofort oder auch erst in einem Jahr schnell wieder darauf zurückgreifen zu können?
  • Wen von meinen Kontakten kann ich wegen einem Kran fragen, hatte da nicht irgendjemand mal Connections?
  • Wo habe ich damals den potentiellen Kunden kennengelernt und hat er mir nicht irgendwas wichtiges von seinem Job erzählt? Wäre gut wenn ich das noch wüsste!
  • Bei den 50 Mitarbeiterportraits morgen bei der Firma Maier brauche ich definitiv anderes Equipment als beim Outdoorshooting mit dem Hochzeitspaar. Bloß nichts vergessen…eine Liste wäre gut. Wo? Klar! Ich hab schon zwei oder drei Word-Dokument angefangen irgendwann mal…irgendwo auf der Festplatte…in meinem Ordnersystem, welches mittlerweile 100 Ordner und Unterordner hat.

Lösung

Ich selbst habe zig mal versucht, meine Infos auf der Festplatte besser zu sortieren. Die Informationen, welche allerdings mit der Kommunikation hereinkamen waren immer noch in zig Systemen verstreut. Und ständig wurde es mehr Anfragen. Eine Aufgabe, die per Mail hereinkommt wird spätestens nach ein paar Tagen im Mailverlauf so weit nach unten gewandert sein, dass sie nur noch als eine von vielen, vielen anderen Mails wahrgenommen wird – wenn überhaupt. Aus den Augen, aus dem Sinn! Dass da irgendwo noch ToDos schlummern ist meist schnell vergessen. SUPER-GAU !!! Genau so etwas darf nicht passieren. Wer heutzutage nicht mehr Herr der Informationsflut ist, der fühlt sich in seinem Aktionsradius schnell eingeschränkt bis gelähmt. Frust kommt auf.
Die Gute Nachricht: Es gibt sie, die Softwares, die alle Infos freudig aufnehmen. Wo man die eingehende und ausgehende Kommunikation und die damit einhergehenden Aufgaben mitsamt den Dokumenten gut verknüpfen und verschlagworten kann.
Es gibt sogar Systeme, die speziell für Fotografen entwickelt wurden. Viele habe ich ausprobiert und wieder verworfen. Entweder waren sie zu teuer, oder sie hatten nicht alle Features, die ich mir gewünscht hatte.
Ich bin mir dessen bewusst, dass jeder andere Anforderungen an solche ein System hat. Manch einer hat vielleicht nach dem dritten Absatz schon aufgehört zu lesen, weil er mit Word, Excel und einigen Ordnern auf dem PC gut zurecht kommt.
Wieder ein anderer hat ein fertiges Fotografen-System und ist damit glücklich. Die Frage ist, was erwarte ich von so einem System und kann es meine Anforderungen erfüllen?

Das waren meine Anforderungen

  • Kommunikation mit den Kunden darf nicht verloren gehen oder gesucht werden müssen.
  • Die komplette Kommunikation zu einer Anfrage sollen untereinander angezeigt werden. Kein Zusammensuchen von Notizen, veieln mail ´s und Zettelnotizen aus Telefonaten
  • Aus einer Anfrage wird nach gewisser Zeit evtl. ein Angebot und danach evtl. ein Vertragsabschluss. Ich möchte jederzeit den Fortschritt des sich anbahnenden Geschäfts im Blick haben. Warte ich gerade auf eine Info vom Kunden, oder wartet er auf eine Antwort von mir?
  • daraus resultierende Aufgaben sollen mit dem Schriftverkehr verknüpfbar sein, so dass man nicht ständig von einem System ins andere wechseln muss
  • ich möchte den Mailverkehr professionell und effizient abwickeln. Standard-Anfragen bearbeitet man am effizientesten mit Textbausteinen, die mit einem Klick eingefügt werden können.
  • Der Kunde soll bei der ersten Anfrage per Mail direkt eine Antwort erhalten mit einer Vorgangsnummer und einem netten Standardtext
  • Ich will Listen (z.B. verschiedene „Equipment-Listen“ oder „Vorbereitungslisten“ mit dem Auftrag verknüpfen können.
  • Ich will Kontakte, Dokumente, Mails miteinander verknüpfen können.
  • Ich will alle Dokumente (Geräte- oder Software-Anleitungen, Verträge, Rechnungen, Mahnungen, AGB, Lizenzkeys, etc) schnell zur Hand haben
  • Ich will FAQs oder Checklisten hinterlegen, die ich per Klick meinem Kunden zusenden kann (z.B. „was Sie vor einem Shooting beachten sollten“)
  • Ich will separat angelegte Teilaufgaben zu einem größeren Shooting miteiander verknüpfen können, um Übersicht zu bewahren
  • Ich will Angebote erstellen und versenden können
  • Ich will mich erinnern lassen, wenn eine Mahnung fällig wird
  • das System selbst soll nichts bzw. wenig kosten
  • möglichst soll auch eine App genutzt werden können
  • Wenn möglich sollen andere  Personen sich online enloggen können, um Teile davon zu sehen oder zu bearbeiten (interessant für Fotografen mit Mitarbeitern oder um dem Steuerberater einen Blick in die Rechnungen zu ermöglichen)
  • Zu guter Letzt wollte ich eine Cloud-Anwendung, so dass ich auch darauf zugreifen kann, wenn ich unterwegs bin oder mein PC kaputt geht

Das waren nicht meine Anforderungen bzw. nicht wichtig für mich

  • Banking-Funktionen
  • Steuer-Funktionen
  • Automatisches Mahnverfahren

Mein Angebot für Euch

Der Aufwand für das Anpassen des Systems war schon ordentlich. Auch für Dich wird er nicht unerheblich sein. Aber lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende. Das Gute daran: Für Dich wird es weit weniger aufwendig als für mich. Du kannst Dir langwierige Suchen und Tests verschiedener Systeme  sparen, wenn Dir gefällt, was Du hier siehst. Profitiere von meiner „Trial-und-Error“-Odysse, indem Du meiner Step-by-step-Anleitung folgst. Du wirst vielleicht auch mehrere Tage daran arbeiten. Aber Du wirst von mir Schritt für Schritt angeleitet. Und wenn Du siehst, was das System für Dich leisten kann, dann wirst Du die Mühen vielleicht gerne in Kauf nehmen. Nach getaner Arbeit wirst Du sicher stolz auf Dich sein und Dich auf die Arbeit mit dem System freuen.
Derzeit (November 2018) stehe ich noch relativ am Anfang. Das bedeutet: mein System ist zu 80% fertig konfiguriert. Wenn ich fertig bin plane ich, ein Video für Euch online zu stellen, um das ganze System mehr oder weniger „live“ vorzustellen. So kann sich dann jeder einen ersten Eindruck verschaffen, ob das Gezeigte es verdient, dass man Zeit dafür investiert.
So viel sei aber an dieser Stelle schon verraten: Es geht um das Ticketsystem OTRS. Es ist das Flaggschiff unter den Ticketsystemen und sehr mächtig. OTRS ist sehr flexibel in der Anpassung. Es kann in der kostenlosen Community Version / Free Version fast alles, was ich mir erwartet habe.

Nachteile

Wo Licht ist, ist auch Schatten. Es werden leider keine Apps mehr unterstützt. Begründung: Kann nativ auf dem Smartphone benutzt werden.

Was das Erstellen und Versenden von Angebote anbelangt, so glaube ich, dass das System hierfür nicht wirklich ausgelegt ist (kann wohl nicht rechnen). Was auf alle Fälle gehen wird ist, Textbausteine einzufügen. Einige Textbausteine mit Leistungen und Preisen hinterlegen muss dann eben ausreichen.Diese kann man dann mit einem oder zwei Klicks direkt beim Verfassen von Mails einfügen. Wie gut das klappt muss ich mal sehen. Dies ist natürlich nicht so elegant. Eventuell kann man mit sogenannten Dynamic Field s noch etwas basteln, aber da muss ich mich erst mal einarbeiten. Bei Dynamic Field sgeht es ans Eingemachte. Aber wie schon gesagt, lasst Euch nicht abschrecken, ich werde alles Schritt für Schritt beschreiben. Lasst Euch überraschen und seid gespannt. Schaut ab und zu mal vorbei. Für Fragen stehe ich Euch gerne jederzeit zur Verfügung. Das System benötigt zur Installation Root-Rechte auf einem Linux-Server. Die Installation ist sicher machbar, aber als Linux-Laie habe ich mir den zusätzlichen Einarbeitungs-Stress geschenkt und ein günstiges Hosting-Angebot mit Domain und OTRS-Installation gemietet. Also sozusagen ein schlüsselfertiges OTRS. Im ersten Jahr 5 Euro/Monat, ab dem zweiten Jahr: 10 Euro im Monat. Wenn Ihr ein SSL-Zertifikat dafür wollt, benötigt ihr eine feste IP für 8 Euro / Monat (wird gleich für ein Jahr abgebucht). Das Zertifikat bekommt ihr kostenlos oder beim selben Provider für 19,99 im Jahr.
Das war es erstmal bis hierher. Ich wünsche Euch ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr sowie allzeit „gutes Licht“
„Photonality“ Alexander Petzold
Fotograf aus Mannheim

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